E-számla kerekasztal – a kereskedők nézőpontjában

Mezei Mónika, Csorba László

Mi az E-számla a kereskedelemben? Mi az E-számla technikai háttere és hogyan lehet E-számlát küldeni? Mi a legfőbb probléma, ami felmerült az E-számla bevezetése során? Mik az elektronikus számlázás bevezetésének költségei az egyes cégeknél? Mik a kapcsolódó előnyök, megtakarítások? Kb mennyi az időben átfutása a bevezetési projektnek az éles indulásig?

Előadó: Mezei Mónika

A magyarországi kiskereskedők és beszállítóik számára a 90-es évek végén nyilvánvalóvá vált, hogy a jövő útja az elektronikus üzenetcsere. Mivel a piac sokszereplős, a fejlesztési költségek csökkentése érdekében szükség volt egységes szabványok kialakítására és elfogadására, melyet az 1997-ben megalakult ECR (Efficient Consumer Response) szervezet keretei között hoztak létre. A tagok folyamatosan alakították ki a napi működés során használt üzenettípusok, így a rendelés, áruátvételi jegy, szállítólevél és végül a számlaüzenet EDI (Electronic Data Interchange) szabványait. Időközben az elektronikus számlázás jogszabályi keretei is létrejöttek, az e-számlázás terjedésének útjában álló jogszabályi akadályok elhárultak, így a jogi környezet mára már szilárdnak tekinthető.

A szabvány és a jogszabályok alakulása mellett hosszú út vezetett az éles indulásig, a papír alapú számla végleges elhagyásáig, mely az ECR tagvállalatok közül elsőként a Tesco és a Henkel között jött létre 2008. január 1-jével. Az újabb szállítók tömeges bekapcsolódása az elektronikus számlázásba azonban még nem indult el, a várt e-számlázási boom még várat magára, de már nem sokáig…. A kereskedelmi láncok közreműködésével több szállító felismerte az elektronikus számlázás előnyeit (a gyors számlabeérkezést, munkaerő, posta és archiválási költségek megtakarítását és nem utolsó sorban az azonnali visszajelzést a számla hibáiról) és belekezdett e-számlázási rendszere kialakításába.

A rendszer kialakítására alapvetően két út kínálkozik, saját fejlesztés keretében illetve EDI szolgáltató igénybevételével megoldani az elektronikus üzenet létrehozását. A kettő között a döntést a számlaküldő informatikai felkészültsége, valamint az idő- és költségtényezők figyelembe vételével kell meghozni. Tapasztalataink szerint a gyors bevezetést nagyban elősegítik az EDI szolgáltatók, akik különböző, az ügyfél igényének, informatikai felkészültségének megfelelő szintű támogatást tudnak nyújtani az induláshoz. A piac bővülése lehetővé teszi az EDI szolgáltatók számára, hogy olyan árakon kínálják a beszállítók részére az elektronikus számlázási megoldást, amely versenyképes a papíralapú számlázás költségeivel. Az elektronikus számlázás esetén is igaz, az elsőként bekapcsolódó beszállítók jelentős versenyelőnyre tehetnek szert a lemaradókhoz képest, amit a következő, az utóbbi időben minden elektronikus számlázásról szóló konferencián elhangzó ”EDI or DIE” szlogen is kifejez. Nem kérdés tehát, az elektronikus számlázásé a jövő, a többi csak idő kérdése.

A Tesco Globál Áruházak Zrt., a magyarországi kiskereskedelem egyik meghatározó szereplőjeként komoly hangsúlyt fektet a szállítók EDI számlázásba való bevonására.

Nyomtatható verzió